Stian Ellingsen jobber som brann- og sikkerhetsansvarlig i Vågan Eiendom KF i Svolvær, som er blant dem som har vært først i landet med en integrert bruk av web-løsningen Famac/Handyman. Softwaren er et system for implementering av FDVU-dokumentasjon, og ikke minst oppbygging av rutiner for en mest mulig optimal drift og vedlikehold av eiendommer.

Endringene i forhold til slik arbeidet ble organisert tidligere er mange, men nedbemanning er ikke blant konsekvensene av softwarebruken, kan han fortelle.

– Dette handler jo først og fremst om en måte å organisere arbeidet vårt på. Vi har mangfoldige tusen kvadratmeter eiendom å holde orden på. Dels er dette eiendom som brukes til kommunens egen virksomhet, og dels er det både næringseiendom og ordinære leiligheter som leies ut som en følge av kommunens produksjon av forskjellige tjenester. Flere av leilighetene har for eksempel ganske høy grad av utskifting av beboere. Det betyr at slitasjen kan være høy:

– Bare tenk på at alle gjerne vil ha sine egne bilder, lamper og hva det nå måtte være på veggene. Når dette er montert ned, kan det bety behov for oppussing eller i alle fall flikking. I andre tilfeller har vi slitasje som skal rettes opp. Vi har til og med opplevd regelrett hærverk, som jo har helt andre konsekvenser for vår del av jobben. Poenget er at det er en formidabel mengde med oppdrag, der alle oppdragene er unike. Det kan være små og enkle jobber eller store og omfattende oppussinger.

- Men alt får plass på webben?

– Det går utmerket. Enkle driftsoppgaver registreres direkte inn i Famac, mens større oppdrag og prosjekter registreres via ePocket Handyman. Disse to systemene kommuniserer med hverandre. Når våre leietakere/brukere sender inn avvik via Famac, kan vi behandle arbeidsoppgavene internt i Handyman med timeforbruk, materiell og annet. Dokumentasjonen sendes tilbake og legges i Famac, slik at innmelderen kan se at avviket er lukket. Der skal all nødvendig informasjon ligge, blant annet brannvernpermer for alle våre bygg. Vi har gitt brannvesenet full tilgang til disse, noe som gjør at branntilsyn går omtrent dobbelt så fort som før. Når vi har større prosjekter i egenregi, kan vi hele tiden holde oss oppdatert om hva som skjer, hvilken fremdrift vi har, hvor de enkelte medarbeiderne befinner seg til enhver tid, og så videre. Det gir oss kort sagt en større fleksibilitet, samtidig som vi har økt produktiviteten, og ikke minst utfaktureringen.

- Hvorfor har utfaktureringen blitt større?

- Ganske enkelt fordi vi har bedre oversikt. Nå er vi helt garantert at ting ikke blir glemt. De gule lappene og alskens annet som vi brukte for å huske ting, er vekk. Nå går det rett inn på mobilen i stedet. Det er praktisk, enkelt og ikke minst mer kostnadseffektivt.

Les mer ...